Czy zaległe pensje pracowników można objąć układem?

Zaległe pensje pracowników nie wchodzą do układu automatycznie. Wierzytelność ze stosunku pracy może zostać objęta układem tylko wtedy, gdy pracownik jako wierzyciel wyrazi na to zgodę. Bez takiej zgody firma nie powinna zakładać, że zaległe wynagrodzenie da się jednostronnie przenieść do rat układowych albo potraktować tak samo jak zwykły dług handlowy.

Przy ocenie, czy restrukturyzacja przedsiębiorstwa Warszawa ma realne podstawy, zaległe pensje trzeba więc oddzielić od bieżących wypłat. Stare roszczenia pracownicze wymagają kwalifikacji prawnej, zgody pracownika i ujęcia w dokumentach postępowania. Bieżące wynagrodzenia za pracę po właściwej dacie granicznej są natomiast kosztem dalszego działania firmy i powinny mieć pokrycie w bieżącej płynności.

Największy błąd polega na wpisaniu w planie jednej zbiorczej pozycji "wynagrodzenia" i traktowaniu jej jak długu do dowolnego rozłożenia w czasie. W restrukturyzacji trzeba wiedzieć, komu firma zalega, za jaki okres, z jakiego tytułu, czy pracownik wyraził zgodę na objęcie układem oraz czy firma ma środki na nowe pensje. Bez tego układ może wyglądać poprawnie w tabeli, ale nie odpowiadać na najważniejsze ryzyko operacyjne.

Najkrócej: kiedy zaległa pensja może wejść do układu

Wierzytelności ze stosunku pracy są traktowane szczególnie. Prawo restrukturyzacyjne przewiduje, że układ nie obejmuje takich wierzytelności w zakresie, w jakim pracownik nie wyraził zgody na objęcie ich układem. Ta zgoda nie powinna być dorozumiana, zbiorowa ani oparta wyłącznie na tym, że pracownik dalej przychodzi do pracy.

Dla zarządu oznacza to prosty filtr:

Zgoda pracownika ma znaczenie przed przystąpieniem do głosowania nad układem. Z punktu widzenia dokumentów nie wystarczy ogólna deklaracja, że "pracownicy rozumieją sytuację firmy". Potrzebny jest czytelny ślad: kto wyraził zgodę, jakiej wierzytelności to dotyczy, w jakiej wysokości i na jakich warunkach ma być ona restrukturyzowana.

Praktyczny wniosek: zaległe pensje można rozważać w układzie, ale nie jako automatyczny element zadłużenia. Najpierw potrzebna jest zgoda konkretnego pracownika-wierzyciela, potem dopiero propozycja spłaty.

Zaległe pensje a bieżące wypłaty

Najważniejsze rozróżnienie dotyczy czasu powstania zobowiązania. W postępowaniu o zatwierdzenie układu punktem porządkującym będzie dzień układowy. W przyspieszonym postępowaniu układowym, postępowaniu układowym i sanacji trzeba patrzeć na dzień otwarcia postępowania. Ta data pomaga oddzielić historyczne roszczenia od kosztów dalszego działania firmy.

Zaległe wynagrodzenia sprzed właściwej daty granicznej mogą być analizowane jako roszczenia pracownicze powstałe przed restrukturyzacją. Nadal nie oznacza to automatycznego objęcia układem. Kluczowa pozostaje zgoda pracownika oraz zgodność propozycji z ograniczeniami dotyczącymi wierzytelności ze stosunku pracy.

Bieżące pensje po dacie granicznej należy traktować inaczej. Jeżeli firma nadal zatrudnia pracowników, korzysta z ich pracy i chce wykonywać układ, musi mieć plan finansowania nowych wynagrodzeń. Nie można budować płynności na założeniu, że obecna lista płac zostanie przesunięta do układu tak jak dawne faktury.

Czerwona flaga pojawia się wtedy, gdy firma chce uruchomić restrukturyzację, ale już w pierwszej prognozie nie ma osobnej pozycji na nowe wynagrodzenia. Jeżeli bieżące pensje mają być finansowane kolejnym opóźnieniem wobec pracowników, problem nie dotyczy tylko układu. Dotyczy realności dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa.

Praktyczny wniosek: zaległe pensje są problemem spisu wierzytelności i zgód pracowników, a bieżące wypłaty są testem płynności. Te dwa porządki trzeba prowadzić równolegle, ale nie wolno ich mieszać.

Co oznacza zgoda pracownika

Zgoda pracownika na objęcie wierzytelności układem nie jest technicznym podpisem pod gotową tabelą. Powinna być świadoma, konkretna i możliwa do wykazania w dokumentach. Prawo restrukturyzacyjne mówi o zgodzie wyrażonej w sposób bezwarunkowy i nieodwołalny, najpóźniej przed przystąpieniem do głosowania nad układem.

To ma kilka praktycznych konsekwencji. Po pierwsze, nie należy zakładać, że zgoda jednego pracownika obejmuje innych pracowników. Po drugie, nie należy traktować milczenia jako zgody. Po trzecie, nie należy przedstawiać pracownikowi propozycji w sposób, który zaciera skutki: zgoda oznacza, że jego zaległe roszczenie może być rozliczane w ramach układu, a nie poza nim.

Dobrze przygotowana zgoda powinna być powiązana z konkretnymi danymi:

• imieniem i nazwiskiem pracownika albo byłego pracownika,
• okresem, którego dotyczy zaległość,
• tytułem roszczenia, na przykład wynagrodzeniem zasadniczym, premią albo ekwiwalentem,
• kwotą przyjętą do propozycji układowych,
• informacją, jak układ zmieni termin albo sposób zaspokojenia,
• datą i sposobem złożenia zgody.

Ryzyko rośnie, gdy firma komunikuje pracownikom tylko ogólną tezę: "albo zgodzicie się na układ, albo firma nie przetrwa". Taka rozmowa może być zrozumiała biznesowo, ale dokumentacyjnie jest słaba. Pracownik powinien wiedzieć, czy zgadza się na raty, odroczenie, częściową redukcję, czy inny mechanizm oraz jak ta propozycja ma się do jego konkretnej wierzytelności.

Praktyczny wniosek: zgoda pracownika musi dotyczyć jego własnego roszczenia i realnych warunków układu. Jeżeli nie da się później wykazać, kto i na co się zgodził, plan jest obciążony ryzykiem już przed głosowaniem.

Jak ułożyć propozycje dla pracowników

Jeżeli pracownicy zgodzą się na objęcie zaległych pensji układem, propozycje układowe nie powinny być kopiowane bez namysłu z warunków dla dostawców, banków albo wynajmujących. Wierzytelności pracownicze mają inny ciężar ekonomiczny i społeczny, a przepisy stawiają dodatkowe ograniczenia.

Pierwsze ograniczenie dotyczy minimalnego wynagrodzenia za pracę. Warunki restrukturyzacji zobowiązań ze stosunku pracy nie mogą pozbawiać pracowników minimalnego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pełnego etatu wynosi 4806 zł brutto. Nie należy z tego wyprowadzać indywidualnych kwot netto ani automatycznych wyliczeń dla konkretnej osoby, ale ta liczba powinna być punktem kontrolnym przy ocenie propozycji.

Drugie ograniczenie dotyczy grupowania. Jeżeli pracownicy wyrażą zgodę na objęcie wierzytelności układem, trzeba ocenić, czy powinni zostać ujęci w osobnej grupie wierzycieli ze stosunku pracy. Taka grupa nie może być tworzona tylko po to, aby poprawić arytmetykę głosowania. Jej sens powinien wynikać z realnej różnicy interesów i charakteru roszczeń.

Propozycja dla pracowników powinna odpowiadać na cztery pytania:

1. Ile firma uznaje jako zaległość wobec konkretnego pracownika.
2. Kiedy ma nastąpić pierwsza płatność i w jakich ratach.
3. Z jakiego źródła firma sfinansuje spłatę.
4. Jak firma zabezpiecza bieżące wynagrodzenia w czasie wykonywania układu.

Słaba propozycja brzmi: "wynagrodzenia zostaną uregulowane po poprawie sytuacji". Taki opis nie daje pracownikowi podstawy do decyzji i nie pokazuje realności wykonania. Mocniejsza propozycja wskazuje terminy, kwoty, kolejność, źródło finansowania i to, czy podobni pracownicy są traktowani według tych samych zasad.

Praktyczny wniosek: propozycje dla pracowników muszą być policzone osobno, a nie dopisane na końcu ogólnego planu spłaty. Jeżeli firma nie potrafi pokazać źródła pieniędzy na zaległości i nowe pensje, zgoda pracowników nie rozwiąże problemu.

Czego nie mieszać z zaległymi pensjami

Jedna lista płac może obejmować kilka różnych problemów. Dla zarządu wygodne jest myślenie o nich jako o jednym saldzie, ale w restrukturyzacji taki skrót może prowadzić do błędnych decyzji. Zaległa pensja pracownika, składki do ZUS, zaliczka na podatek, potrącenia, świadczenia z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i ewentualne roszczenia regresowe nie muszą mieć tego samego statusu.

Przed przygotowaniem propozycji warto rozbić dane co najmniej na cztery warstwy:

Pomieszanie tych elementów zniekształca spis wierzytelności. Może też prowadzić do sytuacji, w której firma uważa, że uzgodniła coś z pracownikiem, choć w rzeczywistości nie uporządkowała zobowiązań publicznoprawnych albo roszczeń innego podmiotu.

Czerwona flaga pojawia się wtedy, gdy księgowość pokazuje tylko jedną kwotę "zaległe wynagrodzenia", bez rozbicia na pracowników, okresy, kwoty brutto i netto, składki, podatki oraz status zgody. Takie saldo może wystarczyć do wstępnego alarmu płynnościowego, ale nie wystarcza do przygotowania układu.

Praktyczny wniosek: wynagrodzenie pracownika jest centralnym elementem tematu, ale nie jedynym elementem rozliczeń płacowych. Układ wymaga mapy roszczeń, nie jednego zbiorczego salda.

Kiedy nie opierać planu na zgodzie pracowników

Objęcie zaległych pensji układem może być rozważane, ale nie zawsze jest dobrym punktem wyjścia. Najbardziej ryzykowne są sytuacje, w których firma próbuje ratować płynność przez przesunięcie problemu na pracowników, zamiast najpierw sprawdzić realną zdolność do dalszego działania.

Na szczególną ostrożność wskazują sytuacje, w których:

• firma nie ma pieniędzy na bieżące wynagrodzenia po dacie granicznej,
• zarząd zakłada zgodę pracowników przed przedstawieniem im konkretnych warunków,
• pracownicy mają różne okresy zaległości, ale propozycja traktuje ich jak jedną anonimową grupę,
• plan przewiduje raty dla pracowników, lecz nie pokazuje źródła finansowania,
• propozycje mogłyby naruszać minimalne wynagrodzenie za pracę,
• firma miesza zaległe pensje z ZUS, podatkami albo roszczeniami FGSP,
• część pracowników już odeszła, a dokumenty nie pokazują aktualnego statusu ich roszczeń,
• zarząd chce najpierw zebrać głosy, a dopiero później uporządkować kwoty.

Nie chodzi o to, że rozmowa z pracownikami jest błędem. Błędem jest rozmowa bez danych. Pracownik-wierzyciel zwykle będzie patrzył nie tylko na procent spłaty, ale też na wiarygodność firmy: czy nowe pensje są płacone, czy propozycja jest konkretna, czy podobne osoby są traktowane podobnie i czy zarząd nie przerzuca na pracowników całego ryzyka planu.

Praktyczny wniosek: zgoda pracowników może pomóc uporządkować zaległości tylko wtedy, gdy układ jest realny finansowo. Jeżeli firma nie finansuje bieżącej listy płac, najpierw trzeba wrócić do cash flow, kosztów i zakresu dalszej działalności.

Checklista przed przygotowaniem propozycji

Przed rozmową o zaległych pensjach w układzie warto przygotować krótką, ale dokładną listę danych. Nie chodzi o tworzenie obszernego raportu dla samego raportu. Chodzi o to, aby zarząd wiedział, które roszczenia można w ogóle analizować w układzie, które trzeba zapłacić poza nim i gdzie pojawia się ryzyko.

1. Ustal właściwą datę graniczną. W postępowaniu o zatwierdzenie układu sprawdź dzień układowy. W innych trybach sprawdź dzień otwarcia postępowania. Nie kwalifikuj pensji wyłącznie po dacie wypłaty.

2. Przygotuj listę pracowników i byłych pracowników. Dla każdej osoby wskaż okres, tytuł roszczenia, kwotę, status zatrudnienia i dokumenty potwierdzające zaległość.

3. Oddziel zaległości historyczne od bieżących wypłat. Zaległa pensja sprzed daty granicznej to inny problem niż wynagrodzenie za pracę wykonywaną po tej dacie. Nowe pensje muszą mieć źródło finansowania.

4. Rozbij kwoty na elementy. Nie poprzestawaj na jednym saldzie. Sprawdź kwoty brutto, netto, składki, podatki, potrącenia, premie, dodatki, ekwiwalenty i inne świadczenia.

5. Ustal status zgody każdego pracownika. Zapisz, kto wyraził zgodę na objęcie wierzytelności układem, kiedy to zrobił, jakiej kwoty dotyczy zgoda i czy warunki były przedstawione jasno.

6. Sprawdź minimalne wynagrodzenie. Przy wierzytelnościach ze stosunku pracy propozycja nie może pozbawiać pracownika minimalnego wynagrodzenia. Dla pełnego etatu od 1 stycznia 2026 r. punktem odniesienia jest 4806 zł brutto.

7. Oceń potrzebę osobnej grupy wierzycieli. Jeżeli pracownicy wyrazili zgodę na układ, sprawdź, czy ich interesy wymagają odrębnego ujęcia w grupie i czy kryterium grupowania da się obiektywnie wyjaśnić.

8. Policz cash flow po wynagrodzeniach bieżących. Nie planuj rat dla pracowników, zanim nie uwzględnisz nowych pensji, podatków, ZUS, dostaw, kosztów postępowania i innych wydatków potrzebnych do wykonania układu.

Końcowy wniosek jest ostrożny: zaległe pensje pracowników można objąć układem tylko w ograniczonym scenariuszu, gdy pracownik wyrazi zgodę, a propozycja spełnia wymogi dotyczące wierzytelności ze stosunku pracy. Bez zgody pracownika zaległa pensja pozostaje poza układem. Niezależnie od tego firma musi osobno finansować bieżące wypłaty, bo układ nie zastępuje płynności potrzebnej do dalszego działania przedsiębiorstwa.